1.1    Latar Belakang

Dalam upaya meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas pengelolaan kinerja Badan Usaha Milik Daerah Air Minum (BUMD AM), diperlukan sistem yang mampu mengukur, membandingkan, dan menganalisis berbagai indikator kinerja secara sistematis. Pengukuran kinerja yang akurat menjadi salah satu faktor kunci dalam mendukung perencanaan strategis, pengambilan keputusan, serta peningkatan layanan kepada masyarakat.

Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD AM dikembangkan sebagai alat bantu bagi para pemangku kepentingan, termasuk pemerintah daerah, regulator, dan pengelola BUMD AM, untuk memantau dan mengevaluasi kinerja perusahaan berdasarkan indikator yang telah ditetapkan. Sistem ini dirancang berbasis web dengan teknologi PHP, MySQL, dan CodeIgniter, sehingga dapat diakses dengan mudah oleh pengguna di berbagai tingkatan.

Aplikasi ini mencakup berbagai fitur utama, seperti:

• Pengelolaan Data Kinerja: Memfasilitasi input, validasi, dan analisis data kinerja BUMD AM secara tahunan.
• Benchmarking: Membandingkan kinerja antar BUMD AM berdasarkan wilayah, provinsi, kelas pelanggan, dan aspek kinerja lainnya.
• Visualisasi Data: Menyediakan laporan dan grafik interaktif untuk mempermudah analisis.
• Dokumentasi Pendukung: Memungkinkan unggah dokumen terkait, seperti laporan bisnis plan dan dokumen audit.

Dengan adanya sistem ini, diharapkan BUMD AM dapat lebih mudah dalam mengelola dan meningkatkan kinerjanya, serta memberikan manfaat yang lebih besar bagi masyarakat dalam penyediaan layanan air minum yang berkualitas.

Selama ini, proses evaluasi kinerja BUMD AM dilakukan melalui aplikasi Evaluasi Kinerja (EVKIN) yang digunakan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) setiap tahunnya. Namun, EVKIN memiliki beberapa keterbatasan, di antaranya:

• Berbasis Client-Server: Mengharuskan instalasi di perangkat pengguna, sehingga kurang fleksibel dibandingkan sistem berbasis web.
• Periode Penggunaan Terbatas: Hanya dapat digunakan dalam jangka waktu tertentu, membatasi akses terhadap data kinerja sepanjang tahun.
• Risiko Kehilangan Data: Beberapa BUMD mengalami kehilangan data yang telah diinput, yang menghambat analisis berkelanjutan.Belum Mendukung Pembuatan Laporan Nasional Otomatis: Penyusunan buku kinerja PDAM masih dilakukan secara manual, memerlukan waktu dan sumber daya yang besar.

Untuk mengatasi kendala tersebut, Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD AM dikembangkan sebagai solusi yang lebih modern dan komprehensif. Sistem ini memiliki keunggulan sebagai berikut:

• Berbasis Web: Dapat diakses kapan saja dan di mana saja tanpa perlu instalasi khusus.
• Pembuatan Laporan Nasional Otomatis: Sistem secara otomatis menghasilkan Buku Kinerja PDAM berbasis data yang telah diinput.
• Fleksibilitas Unduhan Data: Pemangku kepentingan dapat mengunduh data kinerja sesuai kebutuhan mereka, baik dalam bentuk laporan keseluruhan maupun data spesifik yang relevan.
• Keamanan dan Keberlanjutan Data: Sistem dirancang untuk menghindari risiko kehilangan data dengan mekanisme penyimpanan dan backup yang lebih baik.

Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan evaluasi kinerja BUMD AM dapat dilakukan lebih efektif, efisien, dan transparan, serta mendukung peningkatan kualitas layanan air minum bagi masyarakat.

Petunjuk penggunaan ini disusun untuk memberikan panduan lengkap kepada pengguna dalam mengoperasikan aplikasi secara efektif dan efisien.

1.2    Tujuan Sistem

Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD Air dikembangkan untuk menyediakan platform yang lebih modern, terintegrasi, dan berbasis web dalam melakukan evaluasi kinerja BUMD Air Minum di seluruh Indonesia. Sistem ini dirancang untuk menggantikan aplikasi Evaluasi Kinerja (EVKIN) yang selama ini digunakan oleh BPKP setiap tahunnya, dengan beberapa perbaikan dan peningkatan fitur yang lebih efisien serta fleksibel.

Adapun tujuan utama dari pengembangan sistem ini adalah:

1.     Meningkatkan Akurasi dan Konsistensi Data Kinerja BUMD Air

• Sistem ini memastikan data yang diinput oleh setiap BUMD lebih akurat dan terdokumentasi dengan baik.
• Mengurangi risiko kehilangan data yang sebelumnya terjadi pada sistem EVKIN.

2.    Mempermudah Akses dan Pengelolaan Data

• Dengan berbasis web, sistem ini dapat diakses kapan saja dan di mana saja oleh para pemangku kepentingan tanpa batasan periode evaluasi tertentu.Pengguna dapat mengunduh data sesuai kebutuhan tanpa harus menunggu laporan tahunan.

3.    Otomatisasi Pembuatan Laporan Nasional

• Sistem secara otomatis menghasilkan laporan nasional berupa Buku Kinerja PDAM, yang sebelumnya harus dibuat secara manual setiap tahun.
• Proses ini meningkatkan efisiensi dan mempercepat ketersediaan informasi bagi pembuat kebijakan.

4.    Memfasilitasi Pemantauan dan Pengambilan Keputusan

• Pemangku kepentingan, seperti Kementerian, Pemerintah Daerah, Investor, dan Asosiasi, dapat dengan mudah mengakses data kinerja dan melakukan analisis untuk kebijakan pengelolaan BUMD Air.
• Sistem menyediakan berbagai parameter yang dapat dipilih sesuai kebutuhan masing-masing pengguna.

5.     Mendukung Integrasi dengan Sistem Lain

• Sistem dilengkapi dengan API untuk memungkinkan integrasi dengan sistem lain yang digunakan oleh pemerintah, lembaga keuangan, dan instansi terkait lainnya.
• Data yang tersedia dapat diakses oleh sistem lain untuk analisis lebih lanjut.

6.     Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

• Dengan keterbukaan akses bagi berbagai pemangku kepentingan, sistem ini membantu menciptakan transparansi dalam pengelolaan dan evaluasi kinerja BUMD Air.
• Penggunaan sistem ini diharapkan dapat mendorong peningkatan kualitas layanan air minum bagi masyarakat.

Dengan tujuan-tujuan ini, Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD Air menjadi alat yang lebih andal dan komprehensif dalam mengelola serta menganalisis kinerja BUMD Air Minum di Indonesia.

1.3    Ruang Lingkup Sistem Tolok Ukur Baru

Berdasarkan gambar 1 di bawah ini, sistem Tolok Ukur Indikator Kinerja BUMD Air memiliki ruang lingkup fungsional yang mencakup berdasarkan  jenis pengguna. Berikut adalah penjelasan mengenai ruang lingkup sistem tolok ukur ini berdasarkan jenis pengguna.

1.      Administrator

• Berperan sebagai pengelola utama sistem dan data indikator kinerja.
• Biasanya berasal dari instansi/lembaga pengampu yang bertanggung jawab atas pengelolaan sistem.
• Lingkup utama:

• Mengelola data master (indikator kinerja, variabel, dan informasi kontekstual).
• Mengelola pengguna (user management).
• Mengelola berita, pengumuman, pesan dalam sistem.
• Menyediakan template PI (Performance Indicator), VAR (Variabel), dan CI (Contextual Information) bagi pengguna.
• Melakukan backup dan import data untuk keperluan historis.
• Mengakses dashboard admin untuk memantau nilai indikator kinerja dari berbagai BUMD.

Gambar  1. Ruang Lingkup Fungsi Sistem Tolok Ukur Baru

2.      Data Provider

• Bertanggung jawab atas penginputan data mentah yang menjadi dasar pembentukan indikator kinerja dan informasi kontekstual.
• Biasanya berasal dari BUMD Air yang menyediakan data kinerja mereka sendiri.
• Lingkup utama:
  • Menginput dan memperbarui data variabel kinerja dan informasi kontekstual. (Mengenai Data Variabel dan Informasi Konteks akan dibahas di bagian lain)
  • Dapat mengirim pesan atau berkomunikasi dengan admin terkait data yang telah diinput.

3.      Viewer / Member

• Lembaga atau institusi yang membutuhkan data kinerja BUMD Air untuk kepentingan tertentu.
• Termasuk dalam kategori ini adalah Kementerian, Pemerintah Lokal, Investor, Asosiasi, dan lainnya.
•  Lingkup utama:
  • Mengakses dashboard untuk melihat data indikator kinerja.
  • Menggunakan template IK  sebagai acuan. (Template IK/Indikator Kinerja akan dibahas di bagian lain)
  • Mengakses pengumuman, berita, dan pesan dalam sistem.
  • Mengimpor data jika diperlukan sesuai dengan template yang dibuat.

4.      Guest (Pengguna Umum)

• Siapa pun yang ingin melihat data dan perkembangan kinerja BUMD Air tanpa harus memiliki akun di sistem.
• Lingkup utama:
  • Mengakses dashboard untuk melihat data indikator kinerja (terbatas).
  • Melihat berita dan pengumuman terkait BUMD Air.
  • Tidak dapat menginput atau mengelola data.

1.4    Integrasi dengan Sistem Lain dalam Tolok Ukur Kinerja BUMD Air Minum

Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD Air Minum dirancang agar dapat berintegrasi dengan berbagai sistem lain melalui API Gateway, yang berfungsi sebagai pintu gerbang komunikasi data antar aplikasi. Dengan adanya API Gateway, sistem ini memungkinkan pertukaran data yang lebih efisien, aman, dan otomatis dengan berbagai platform yang terkait dengan pengelolaan air minum dan pemerintahan.

Sistem ini memungkinkan API (Application Programming Interface) yang memungkinkan data PI (Performance Indicator), CI (Contextual Information), dan VAR (Variabel) diakses oleh sistem lain. Dalam panduan ini selanjutnya akan digunakan singkatan PI untuk Indikator Kinerja, CI untuk Informasi Konteks dan Var untuk variabel.

Dengan API ini, instansi atau platform lain dapat mengambil dan memanfaatkan data kinerja sesuai kebutuhan mereka.

Berikut adalah beberapa sistem eksisting yang dapat terintegrasi dengan Tolok Ukur Kinerja BUMD-AM:

1.     SIMSPAM (Sistem Informasi Manajemen Sistem Penyediaan Air Minum)

• Dikelola oleh Kementerian PUPR
• Berfungsi sebagai sistem manajemen data penyediaan air minum di Indonesia.

2.     SDI (Satu Data Indonesia)

• Dikelola oleh BAPPENAS
• Sistem yang mengelola data nasional untuk memastikan keterpaduan dan sinkronisasi data antar kementerian/lembaga.

3.     SIPD (Sistem Informasi Pemerintahan Daerah)

• Dikelola oleh Kementerian Dalam Negeri
• Digunakan oleh pemerintah daerah untuk pengelolaan data pemerintahan, termasuk anggaran dan perencanaan pembangunan.

4.     E-BUMD (Sistem Informasi BUMD)

• Dikelola oleh Kementerian Dalam Negeri
• Berisi informasi mengenai kinerja dan administrasi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), termasuk BUMD Air Minum.

5.     SIPEKAM (Sistem Informasi Pengawasan Kualitas Air Minum)

• Dikelola oleh Kementerian Kesehatan
• Berfungsi untuk memantau kualitas air minum dan memastikan standar kesehatan terpenuhi.

6.     ODP (Open Data PUPR – Sistem Informasi tentang Data PUPR)

• Dikelola oleh Kementerian PUPR
• Menyediakan informasi terbuka terkait Penyediaan Sistem Infrastruktur dan Regulasi (PSIR).

7.    Aplikasi Lainnya

• Sistem-sistem lain yang relevan dengan pengelolaan dan pemantauan kinerja BUMD Air Minum dapat terhubung melalui API Gateway untuk memanfaatkan data indikator kinerja yang tersedia.

Untuk dapat mengintegrasikan dengan sistem tolok ukur ini diperlukan komunikasi antar pengelola sistem untuk mendefinisikan API Gateways mengenai data yang akan diakses.

1.5    Manfaat Integrasi dengan Sistem Lain:

• Efisiensi dan Otomatisasi → Mengurangi duplikasi data dan mempercepat pengolahan informasi.
• Akurasi dan Validasi Data → Data dari berbagai sistem dapat dibandingkan untuk memastikan konsistensi dan validitasnya.
• Kemudahan Akses → Pemangku kepentingan dapat mengakses data dari satu platform tanpa harus berpindah ke berbagai sistem berbeda.
• Mendukung Pengambilan Keputusan → Data yang terintegrasi dapat digunakan untuk analisis yang lebih komprehensif dalam perencanaan dan evaluasi kinerja BUMD Air Minum.

Dengan integrasi ini, Tolok Ukur Kinerja BUMD-AM menjadi sistem yang lebih kuat, mendukung tata kelola air minum yang lebih baik di Indonesia.

1.6     Hal yang Berbeda pada Sistem Tolok Ukur Kinerja Baru

Desain ini menunjukkan bahwa sistem Tolok Ukur Indikator Kinerja BUMD Air memiliki pendekatan berbasis web, yang menggantikan sistem EVKIN sebelumnya yang berbasis client-server. Keunggulan sistem ini adalah:

• Lebih fleksibel karena berbasis web dan dapat diakses kapan saja.
• Mendukung berbagai jenis pengguna dengan peran dan akses berbeda.
• Data lebih aman dengan penyimpanan berbasis server yang dapat dibackup dan diunduh sesuai kebutuhan.
• Laporan nasional otomatis digenerate, menghilangkan kebutuhan pengolahan manual yang sebelumnya dilakukan di EVKIN.
• Data dapat diunduh oleh pemangku kepentingan sesuai kebutuhan mereka.
• Lebih mudah dalam pengelolaan dan pemeliharaan sistem
• Lebih hemat pembiayaan untuk para pengguna, karena tidak diperlukan alat baru, melainkan cukup dengan menggunakan laptop/PC dan koneksi internet.

1.7    Manfaat Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD Air Minum

Sistem Tolok Ukur Kinerja BUMD Air Minum (BUMD-AM) dirancang untuk meningkatkan transparansi, akurasi, dan efisiensi dalam pengelolaan kinerja BUMD yang bergerak di sektor penyediaan air minum. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem ini:

1. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

• Menyediakan data kinerja BUMD Air Minum yang tervalidasi dan terstandarisasi.
• Memudahkan pemantauan oleh pemangku kepentingan seperti pemerintah daerah, Kementerian PUPR, BAPPENAS, dan masyarakat.
• Meningkatkan akuntabilitas BUMD dalam mencapai target layanan air minum yang berkualitas.

2. Efisiensi dalam Pengumpulan dan Pengolahan Data

• Mengotomatisasi proses pengumpulan data dari BUMD melalui sistem terintegrasi.
• Mengurangi potensi kesalahan manusia dalam entri dan perhitungan data.
• Mempercepat validasi dan analisis kinerja tanpa perlu proses manual yang memakan waktu.

3. Integrasi dengan Sistem Lain untuk Data yang Lebih Lengkap

• Dapat terhubung dengan sistem pemerintah lainnya seperti SIMSPAM, SIPD, SDI, e-BUMD, SIPEKAM, dan lainnya melalui API Gateway.
• Memungkinkan pemanfaatan data lintas sektor untuk perencanaan dan evaluasi kebijakan yang lebih komprehensif.
• Mencegah duplikasi data dan meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi.

4. Membantu Pengambilan Keputusan Berbasis Data

• Menyediakan analisis berbasis indikator kinerja yang dapat digunakan untuk evaluasi dan perbaikan layanan air minum.
• Mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat bagi manajemen BUMD dan regulator.
• Menyediakan data yang dapat digunakan untuk benchmarking kinerja antar BUMD.

5. Mempermudah Akses dan Pelaporan Data

• Memungkinkan pengguna untuk mengakses data dari mana saja melalui sistem berbasis web.
• Menyediakan fitur ekspor data dalam format CSV, XLSX, atau PDF untuk analisis lebih lanjut.
• Memudahkan penyusunan laporan yang dibutuhkan oleh pemerintah daerah, pusat, dan lembaga terkait.

6. Meningkatkan Kinerja dan Keberlanjutan Layanan Air Minum

• Mendorong BUMD untuk terus meningkatkan efisiensi operasional dan pelayanan kepada masyarakat.
• Memfasilitasi identifikasi masalah dan perbaikan kinerja secara berkelanjutan.
• Mendukung pencapaian target nasional terkait akses air minum yang aman dan berkelanjutan.

1.8    Spesifikasi hardware dan software yang diperlukan untuk mengakses aplikasi

Untuk mengakses aplikasi Sistem tolok ukur kinerja BUMD Air Minum (STUKBUMDAM) ini tidak diperlukan hardware yang spesifik, namun cukup dengan minimal hardware dan software sebagai berikut:

• PC / Laptop / Komputer, minimal Core I3 atau setaranya, RAM 4 MB
• Terinstall browser seperti Chrome,Mozilla, Internet explorer atau lainnya
• Koneksi Internet.